Личный кабинет Консультация он-лайн
С заботой
о клиенте!
+7 (495) 223-32-11
Работаем по всей России
8 (800) 775-90-01
Бесплатно, круглосуточно
Заказать звонок

Leader Team

Особенности проекта:
Компания LeaderTeam ав­то­ма­ти­зи­ро­ва­ла де­я­тель­ность бэк-офи­са. В ка­чес­тве ин­стру­мен­та бы­ла вы­б­ра­на си­с­те­ма «1С:Документооборот 8 КОРП». Ос­нов­ной осо­бен­но­стью про­ек­та бы­ла пол­ная ав­то­ма­ти­за­ция про­цес­сов со­гла­со­ва­ния до­го­во­ров с кли­ен­та­ми и по­с­тав­щи­ка­ми, про­цес­сов по тен­дер­ным за­куп­кам, а так­же ав­то­ма­ти­за­ция про­цес­сов по су­деб­ным де­лам ком­па­нии. В ре­зуль­та­те уда­лось ми­ни­ми­зи­ро­вать ко­ли­чес­тво бу­ма­ж­но­го до­ку­мен­то­о­бо­ро­та и су­щес­твен­но умень­шить тру­до­за­т­ра­ты со­т­ру­д­ни­ков на фор­ми­ро­ва­ние уп­ра­в­лен­че­с­кой от­чёт­но­с­ти. Вре­мя со­г­ла­со­ва­ния до­ку­мен­тов со­к­ра­ти­лось в 2 ра­за, а вре­мя, за­тра­чи­ва­е­мое ру­ко­во­ди­те­ля­ми на по­с­та­нов­ку и кон­т­роль за­дач, умень­ши­лось в сре­д­нем с 2 ча­сов до 45 ми­нут в день.
Цели и задачи проекта
Для достижения поставленных целей необходимо было построить систему электронного документооборота, в которой должны быть автоматизированы следующие функциональные блоки: договорной блок, тендерный блок, корпоративный блок, судебно-претензионный блок, блок входящей/исходящей корреспонденции.
Цель - организация эффективного управления документопотоками на предприятии; организация централизованного хранения документов; минимизация бумажного документооборота; оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчётности; повышение операционной производительности персонала; повышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.
Ситуация до старта проекта

Компания LeaderTeam предоставляет широкий комплекс B2B-услуг высокого класса по направлениям:

  • аутсорсинг мерчандайзинга (эксклюзивный мерчандайзинг, совмещённый мерчандайзинг, торговый аудит);
  • аутсорсинг торговых команд (аутсорсинг для розничных сетей, торговых команд производителей, HoReCa);
  • логистика и производство (аутсорсинг складских и логистический функций, аутсорсинг производственных функций и функций распределительных центров);
  • независимая инвентаризация (инвентаризация ТМЦ, ОС, управленческая инвентаризация);
  • услуги по обучению персонала (дистанционное обучение, разработка обучающих курсов и тренингов).
Одной из сложнейших задач явилось разделение прав доступа в системе между сотрудниками компании. Данную задачу удалось решить с помощью мощной настройки ролей, политик доступа и специальных разрешений.

До старта проекта в качестве корпоративной информационной системы в компании LeaderTeam использовали собственную разработку «Корпоративный портал». Эта система неоднократно дорабатывалась, но в какой-то момент ее функциональности стало не хватать, и она перестала выдерживать растущую нагрузку. Вследствие этого в компании возникли следующие проблемы:

  • информацию приходилось хранить на бумажных носителях, что затрудняло её систематизацию, поиск и оперативный доступ к ней, огромное количество информации хранилось просто в головах сотрудников бэк-офиса;
  • бизнес-процессы плохо поддерживались системой или не поддерживались вовсе;
  • скорость выполнения операций в информационной системе начала существенно снижаться.

Продолжать дорабатывать текущую систему стало затруднительно и малоэффективно, вследствие чего руководство компании приняло решение о масштабном обновлении корпоративной информационной системы. Основным функциональным заказчиком проекта был юридический департамент, имевший до старта проекта ряд проблем:

  • отсутствие централизованного хранения информации о согласовании договоров (кто, когда и почему согласовал или не согласовал договор);
  • полное отсутствие автоматизации проведения тендеров (история по коммерческим предложениям, состав голосующих, информация о причинах выбора победителя и т. д.);
  • разрозненное хранение информации по 100+ юр. лицам;
  • ведение информации по судебным делам «на коленке», отсутствие централизованных напоминаний о датах судебных заседаний и истории по результатам заседаний.
Архитектура решения и масштаб проекта
В качестве основы новой корпоративной информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе проекта продукт был доработан в соответствии с потребностями компании. Были доработаны следующие ключевые для данного проекта блоки типового решения:
  • договорной блок;
  • тендерный блок;
  • корпоративный блок;
  • судебно-претензионный блок;
  • блок входящей/исходящей корреспонденции.
Также была настроена синхронизация системы с «1С:Комплексная автоматизация». Общая схема архитектуры новой информационной системы LeaderTeam, а также охватываемые ей функциональные области, представлены на рисунке.
В результате создания корпоративной информационной системы удалось минимизировать количество бумажного документооборота, автоматизировать деятельность по нескольким основным бизнес-процессам компании и существенно уменьшить трудозатраты сотрудников на формирование управленческой отчётности. В результате компании LeaderTeam удалось: организовать оперативный доступ сотрудников к любой необходимой информации по договорам, заявкам и судебным делам компании; сократить время согласования документов в 2 раза (в среднем с 2 дней до 1 дня, в т. ч. за счёт механизма контроля); уменьшить время, затрачиваемое руководителями на постановку и контроль задач (в среднем с 2 часов в день до 45 минут) сократить время на подготовку отчетов (в среднем с 2-3 часов до 20 минут); централизовать хранение информации по различным юр. лицам и уменьшить влияние человеческого фактора; повысить прозрачность согласования и исполнения бизнес-процессов; разработать систему оценивания сотрудников на основании отчетов из системы.
На достигнутых результатах в компании LeaderTeam останавливаться не собираются. В ближайшее время планируется внедрение подсистем для HR-специалистов компании, а также подсистемы бюджетирования для дальнейшего развития автоматизации процессов согласования договоров с клиентами, поставщиками, а также тендерных закупок.

Возврат к списку

Заказать обратный звонок

Позвонить
Отправлено! В самое ближайшее время наш менеджер свяжется с Вами.
Политика конфиденциальности
Простите за всплывающее окно, но мы обязаны предупредить, что наш сайт использует куки-файлы. Это помогает нам быть лучше и полезнее для вас.
Mail PIXEL