Обмен электронными документами — требование сегодняшнего дня. Для этого фирма 1С выпустила программный продукт “1С:Документооборот”. Пользователям предлагаются версии ПРОФ и КОРП. Чем же они отличаются?
Версия ПРОФ — простая в освоении с минимальным набором функций. Их вполне хватает для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей, а также некоммерческих организаций. Она отличается простотой изучения и доступной ценой.
В версии КОРП имеется расширенный функционал, поэтому ее используют в организациях со сложной системой документооборота, множеством проектов, направлений деятельности и высокими требованиями к деловым бумагам и документообороту.
ПРОФ и КОРП в отношении документов позволяют:
- создавать;
- просматривать;
- согласовывать;
- регистрировать.
Также пользователям доступно вести учет по организациям, по видам деятельности, создавать связи между документами. В каждой из версий доступен многовалютный учет суммовых значений. Это — лишь небольшой перечень операций, доступных в любой версии.
Усовершенствования, доступные в КОРП, дают возможность:
- учитывать сведения по отдельным проектам;
- составлять и согласовывать договоры, требующие согласования и подписания несколькими сторонами;
- присваивать штрихкоды отдельным деловым бумагам и файлам;
- учитывать состояние документации на каждом этапе.
Также имеется функция печати регистрационного штампа.
Для организаций, в которых имеется множество подразделений, выполняющих различные проекты, функции, КОРП позволяет:
- мониторить;
- принимать к исполнению;
- настраивать запрет по определенным параметрам;
- выполнять действия по e-mail, отмечать исполнение;
- прерывать, останавливать, выстраивать иерархию;
- использовать шаблоны;
- выстраивать маршруты процессов и настраивать согласование документов, когда это касается сложной структуры подписи и согласования.
В отношении учета проектов КОРП позволяет:
- настроить автоматический учет плана проекта;
- составлять свод данных в отношении ряда проектов;
- учитывать трудозатраты по отдельным потокам;
- держать под контролем запланированные и фактические сроки.
В версии КОРП можно проверять контрагентов по ИНН без использования сторонних сервисов. Данные берутся из базы ФНС, что исключает ошибки. Также имеется удобная функция автоматического внесения в документ сведений об организации из ЕГРЮЛ, что удобно при формировании договоров и иных документов с покупателями и заказчиками.
В КОРП доступно просматривать адреса на онлайн-картах, звонить и отправлять сообщения по Skype, интернет-телефонии. В отношении физических лиц есть возможность делать и размещать фотографии, учитывать работу сотрудников, протоколировать сеансы работы.
КОРП приобретают крупные компании и холдинги. Малые и средние предприятия могут обойтись версией ПРОФ. В ней также имеется достаточный функционал.
