ПРОДАЖА И ВНЕДРЕНИЕ 1С

по всей России

+7 (495) 223-32-11

Заказать обратный звонок

8 (800) 775-90-01

Бесплатно по России

17.09.2010

Одной из важнейших задач любого предприятия — и государственный сектор не исключение —является управление документооборотом. В статье пойдет речь о том, что такое документооборот, какие задачи связанные с ним стоят перед государственными организациями, каковы потенциал и эффект применения технологий автоматизации в управлении этим трудоемким процессом

Документооборот — это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Как сообщает Интерфакс: «В ноябре 2010г. многие федеральные ведомства перейдут на электронный документооборот». Отсюда возникает вопрос, в чем причина и почему автоматизация документооборота сегодня является необходимостью? Рассмотрим ряд задач, решение которых инициирует автоматизацию документооборота в госсекторе:

  • хотелось бы сократить время на поиск нужной информации и время коллективной обработки документов;
  • исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • упорядочить работу сотрудников с документами;
  • автоматизировать учет документов организаций госсектора;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов;
  • контролировать движение документов и анализировать их исполнение.

Решить вышеуказанные задачи привычным способ нам не удается, в современном обществе постоянное развитие и стремление снизить трудоемкость бизнес-процессов является необходимостью. Поэтому эффективно управлять документооборотом можно с помощью современного инструмента — программного обеспечения, которое будет решать задачи государственного сектора по части управления документооборотом. Что может превратить рутинную бумажную работу в оперативный механизм работы с документами? Комплексное решение 1С: Документооборот 8, разработанное на усовершенствованной технологической платформе 1С: Предприятие 8.2. Программа позволяет:

  • организовать коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
  • учитывать и контролировать рабочее время сотрудников;
  • осуществлять полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
  • контролировать различные версии документов;
  • регистрировать входящие и исходящие документы;
  • получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
  • автоматизировать загрузку документов из электронной почты и со сканера;
  • централизованно и безопасно хранить документы;
  • маршрутизировать документы, настроив каждый вид документов в отдельности;
  • работать с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио — и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
  • просматривать и редактировать документы.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета: входящие, исходящие и внутренние документы, заложены в программу и полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

  • ГОСТ Р 6.30-2003;
  • ГОСТ Р 51141-98;
  • Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
  • Требования ГСДОУ;
  • Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

Участников рынка автоматизации документооборота в государственном секторе не так много. Компания «1С:ВДГБ» входит в их число и обладает уникальным опыт автоматизации государственных организаций и бюджетных учреждений на базе программных продуктов 1С. Учитывая потребность предприятий государственного сектора в технологиях сбора и анализа учетной и управленческой информации, «1С:ВДГБ» оказывает методологическую поддержку и консультирование бухгалтерских работников.

Свистунов Дмитрий, Заместитель Генерального директора Некоммерческого Партнерства «Проектирование инженерных систем зданий и сооружений» прокомментировал результат внедрения программы 1С: Документооборот 8 таким образом:

Наша компания Некоммерческое Партнерство «Проектирование инженерных систем зданий и сооружений» выражает благодарность коллективу компании «1С:ВДГБ» за успешное внедрение программного продукта 1С: Документооборот 8. Специалистами «1С:ВДГБ» была оказана помощь в выборе оптимального решения с учетом всех особенностей ведения бухгалтерского и налогового учета в нашей организации. В результате автоматизации выросли качественные и скоростные показатели документооборота, повысилась прозрачность учета, получен качественный аналитический инструмент. Доставка и установка программного продукта были выполнены своевременно. Оказана первоначальная консультация по работе с программой. Руководство и бухгалтерия нашей компании дают положительную оценку профессиональным действиям сотрудников «1С:ВДГБ»

Автоматизация документооборота с помощью программы 1С: Документооборот 8 дает руководству государственной организации следующие преимущества:

  • возможность вести учет официальных документов предприятия: входящих, исходящих, организационно-распорядительных;
  • коллективный доступ к файлам;
  • автоматизированные бизнес-процессы документооборота: поручения, согласования, регистрация документов, выполнение задач и т.д.;
  • средства для оценки эффективности работы сотрудников;
  • средства для удобного и быстрого поиска хранимых файлов;
  • доступ к данным через Интернет. Любой документ или файл можно отправить по электронной почте;
  • возможность установить разные настройки и разные ограничения доступа к данным.

К списку советов

Заказать обратный звонок

Позвонить
Отправлено! В самое ближайшее время наш менеджер свяжется с Вами.