ПРОДАЖА И ВНЕДРЕНИЕ 1С

по всей России

+7 (495) 223-32-11

Заказать обратный звонок

8 (800) 775-90-01

Бесплатно по России

30.03.2015

Первое, что осваивают пользователи «1С:Документооборот» - это создание папок, отправка простых писем и писем с вложениями. Но функционал программы значительно шире.

Например, вы можете обновлять список писем как страницу в браузере, нажатием на клавиатуре кнопки F5. Или настроить в контекстном меню списка писем автообновление, и программа сама будет проверять почту раз в 2 – 3 минуты.

Чтобы напечатать не только поле письма, но все целиком – с шапкой, адресатами и заголовком, выберите в меню команду «Напечатать»- значок «Принтер» или сочетание горячих клавиш Alt-P.

Вообще горячие клавиши упрощают и ускоряют работу с программой, где много функций и вкладок.

Вот самые популярные сочетания горячих клавиш для «1С:Документооборот»:

  • Ctrl + N – создать новое письмо 
  • Ctrl + R – ответить на выбранное письмо 
  • Alt-X – удалить письмо 
  • Alt-S – сохранить письмо со всеми вложениями в папку на диске. 
  • F7 – проверка орфографии.
  • Alt+Q – вставка шаблона.

Последняя функция очень удобна, если вам приходится отправлять много однотипных писем. Шаблонной можно сделать подпись или какой-то фрагмент текста.

Подписи могут вставляться автоматически, когда вы создадите новое письмо или нажмете кнопку «Ответить». Настроить эту функцию можно через меню Все действия - Настройка почты - Письмо - группа полей Подписи.

Если письмо требует принятия решения, то заметку по этому решению удобно добавлять в поле «Комментарий». Оно находится в карточке письма в правом нижнем углу.

Кроме комментариев, письма можно помечать разноцветными флажками. Всего в программе шесть разноцветных флажков. По умолчанию стоит красный, он устанавливается, если кликнуть два раза в поле флажка в списке писем. Другие цвета выбираются в карточке письма.

По умолчанию все письма сортируются по дате – сначала самые новые. Чтобы изменить сортировку, щелкните по заголовку соответствующей колонки. Чтобы сортировать сразу по нескольким колонкам, нажимайте заголовок колонки, удерживая клавишу Ctrl.

В «1С:Документообороте 8» есть удобная функция автосохранения писем. Она включена по умолчанию и каждую минуту сохраняет вариант письма на диск. Если работа программы завершится аварийно, вы всегда сможете восстановить черновик документа. Чтобы настроить интервал автосохранения, нужно пройти во вкладку Все действия - Настройка почты - Письмо - Сохранять неотправленные письма каждые – и тут выбрать, сколько вам необходимо минут.

Программа «1С:Документооборот» может за вас распределять письма по разным папкам, устанавливать флажки или отметку о прочтении и многое другое. Настройка этих функций выполняется по команде Все действия - Правила обработки писем. Например, можно настроить автоматический ответ на время отпуска. Для этого:

  • Сначала нужно добавить правило обработки писем. 
  • Выбрать для входящего письма в списке писем Все действия – Настройки – Правила обработки писем
  • Затем, во вкладке Условия обозначить условие Получено в течение периода: – указать временной отрезок, допустим «01.04.2015 и по 18.04.2015»;
  • Во вкладке Действия указать Ответить текстом: – «Добрый день! В данный момент я нахожусь в отпуске, в мое отсутствие обратитесь к …» – или что-то подобное. 
  • После нажатия кнопки Готово, создастся правило.


И несколько советов по эффективному ведению переписки.

Ваш почтовый ящик всегда должен быть пуст. Сортируйте письма. Разобранные перемещайте в соответствующую папку, письма, требующие рассмотрения, помечайте комментариями и флажками.

Не путайте поля Кому и Копии. Первые – это адресаты письма, которые должны вам ответить, вторые, те, кто должен быть проинформирован о происходящем.

Не злоупотребляйте опцией Ответить всем. Письма должны получать те, кому они могут понадобиться.

К списку советов

Заказать обратный звонок

Позвонить
Отправлено! В самое ближайшее время наш менеджер свяжется с Вами.