Для осуществления разъездных мероприятий компании не обязательно приобретать транспортные средства, можно арендовать их у работников. Чтобы правильно отобразить этот факт в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, нужно разобраться в нюансах аренды автомобиля у сотрудника.
Инструкция по оформлению
Чтобы корректно осуществлять проведение операций, необходимо активировать возможность оформления найма. Происходит это в разделе «Настройка», а далее – «Расчет зарплаты». В конфигурации 1с зуп аренда автомобиля у сотрудника будет оформлена, если поставить галочку в разделе «Регистрируются прочие доходы». Примечательно, что нанять транспортное средство можно и у человека, не работающего в компании. Но в любом случае оплата его услуг должна происходить за вычетом НДФЛ.
Первые шаги перед тем, как оформить аренду автомобиля у сотрудника в 1С, выглядят так:
-
Заключается договор с владельцем машины, где прописываются все условия, компенсация ГСМ, размер оплаты, оформление страховки и т.д.;
-
Транспортное средство должно быть оприходовано в системе;
-
Необходимо начислить арендную плату и произвести расчет НДФЛ.
После этих действий необходимо оформить акт приема-передачи транспортного средства. Затем можно переходить к практическим действиям:
1. Оформление аренды ТС у сотрудника в 1с осуществляется в документе «Ввод сведений о плановых начислениях». Здесь нужно выбрать работника и указать соответствующее начисление. Если владелец ТС не работает в компании, нужно завести его как нового контрагента.
2. Создается новое начисление организации – Аренда автомобиля. Во вкладке «бухучет» выбирается способ отражения этого расхода в учетах – Компенсация за автомобиль.
3. Во вкладке «Взносы» нужно указать, что с данного типа арендной платы не взимаются страховые взносы.
4. Создается новое начисление зарплаты. В нее добавляется работник, который предоставляет ТС во владение, указывается стоимость найма ТС. Затем начисление вносится в регламентированный учет.
5. Проводки аренды автомобиля у сотрудника в 1с завершаются созданием ведомости, а на ее основании – РКО. Процедура выполнена.
Чтобы организации правильно подтвердить расходы на наем транспортного средства, необходимо подготовить не только акт приема-передачи ТС, но и приказ руководителя о необходимости подобного найма, копии путевых листов, копии квитанций на оплату ГСМ и технического обслуживания.