Личный кабинет Консультация он-лайн
С заботой
о клиенте!
+7 (495) 223-32-11
Работаем по всей России
8 (800) 775-90-01
Бесплатно, круглосуточно
Заказать звонок

Фонд «Сколково»

Особенности проекта:
Основной особенностью проекта стали доработки, связанные с использованием электронной подписи в системе, а также автоматизация «горизонтального» документооборота, то есть документооборота между дочерними обществами фонда. В результате проекта удалось минимизировать бумажный документооборот, снизить трудозатраты на поиск необходимой документации, автоматизировать деятельность, связанную с поручениями руководителей, а также повысить качество контроля исполнения данных поручений. В ближайшее время фонд планирует подключить к системе каждое из 16 дочерних обществ.
Цели и задачи проекта
Для достижения поставленных целей необходимо было построить систему электронного документооборота, в которой должны быть автоматизированы следующие функциональные блоки:
Цель - организация эффективного управления документопотоками на предприятии; организация централизованного хранения документов; минимизация бумажного документооборота; оптимизация трудозатрат сотрудников на формирование отчетности; повышение операционной производительности персонала; повышение прозрачности бизнес-процессов для принятия управленческих решений.
Задачи проекта:
  1. 1. внутренний документооборот,
  2. 2. входящий и исходящий документооборот (в т.ч. «горизонтальный» документооборот),
  3. 3. подписание документов электронной подписью,
  4. 4. основные бизнес-процессы (согласование, исполнение, рассмотрение и т.д.).
Ситуация до старта проекта

До старта проекта в Фонде «Сколково» отсутствовала автоматизация документооборота и основных взаимосвязанных процессов: весь документооборот велся на бумаге. Доступ к определенным документам требовал обращения в архив, что затягивало не только сроки получения необходимой информации, но и затрудняло ее поиск.

Все поручения фиксировались в устном или письменном виде, в результате чего возникали сложности с отслеживанием статусов и сроков по их исполнениям. Помимо этого, согласование документов проходило без использования информационных систем, вследствие чего затягивались сроки согласования документов.

Составление даже самых простых отчетов (например, по количеству документов определенного вида, количеству задач сотрудника и т.д.) занимало много времени и сил.

Сотрудники департамента информационных систем и сервисов и сотрудниками управления документационного обеспечения приняли решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот КОРП, редакция 2.1».

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система документооборота, учета задач и поручений построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». В ходе проекта решение было доработано в соответствии с потребностямифонда. Были доработаны следующие ключевые для данного проекта блоки:

  1. Автоматизация блока входящих и исходящих документов.
  2. Автоматизация блока внутренних документов:
  • приказы, распоряжения;
  • протоколы;
  • служебные записки;
  • РЕУ (решения единственного участника).
  • подписание электронной подписью внутренних и исходящих документов.
  • межведомственный документооборот.
  • автоматизация ключевых бизнес-процессов:
    • согласование (в т.ч. согласование по почте);
    • исполнение;
    • рассмотрение и др.

В результате проекта автоматизировано более 200 рабочих мест.


В результате создания автоматизированной системы документооборота, учета задач и поручений Фонду удалось минимизировать количество бумажного документооборота, автоматизировать деятельность по нескольким основным бизнес-процессам компании и существенно уменьшить трудозатраты сотрудников на формирование управленческой отчетности. В результате проекта Фонду «Сколково» удалось: организовать оперативный доступ сотрудников к любой необходимой информации по протоколам совещаний/заседаний, приказов/распоряжений, служебных записок и др.внутренних документов. уменьшить время, затрачиваемое руководителями на постановку и контроль задач (в среднем с 1 часа в день до 20 минут) сократить время на подготовку отчетов (в среднем с 2-3 часов до 20 минут); централизовать хранение информации по различным юридическим лицам и уменьшить влияние человеческого фактора; повысить прозрачность согласования и исполнения бизнес-процессов;
На достигнутых результатах в Фонде «Сколково» останавливаться не собираются и в ближайшее время планируют подключить к системе каждое из 16 дочерних обществ.

Возврат к списку

Заказать обратный звонок

Позвонить
Отправлено! В самое ближайшее время наш менеджер свяжется с Вами.
Политика конфиденциальности
Простите за всплывающее окно, но мы обязаны предупредить, что наш сайт использует куки-файлы. Это помогает нам быть лучше и полезнее для вас.
Mail PIXEL